RFQ – 2019 -1 

Stormwater Utility Implementation 

DUNES COMMUNITY DEVELOPMENT DISTRICT RFQ- 2019 -1 

STORMWATER UTILITY IMPLEMENTATION 

Section 1 - 

General Description of Services 

The  Dunes  Community  Development  District  (DCDD)  is  accepting  qualification  statements  from  

professional  engineering  firms  to  Implement  a  Stormwater  Utility.    The  DCDD  is  seeking  professional  

services  with  qualified  staff  and/or  sub-consultants  capable  of  providing  typical  services  for  activities  as  

outlined  below.    

Engineering  firms  desiring  to  be  considered  for  a  contract  to  perform  services  described  above  must  

provide  information  and  documentation  for  each  of  the  following:    

GENERAL SCOPE OF SERVICES  

The  DCDD  is  soliciting  a  Request  for  Qualifications  (RFQ)  from  qualified  firms  capable  of  assisting  

the  DCDD  in  Implementing  a  Stormwater  Utility.   The  DCDD  would  like  to  proceed  with  a  stormwater  fee  

based  implementation  for  the  purpose  of  a  dedicated,  consistent  source  of  revenue.  The  DCDD  

anticipates  using  the  funding  from  this  stormwater  utility  for:  creation  of  an  annual  stormwater  capital  

improvement  program,  the  annual  National  Pollutant  Discharge  Elimination  System  (NPDES)  permit  

requirements,  and  an  annual  stormwater  maintenance  and  inspection  program  as  the  major  

components  of  the  implementation.      

From  this  process,  the  DCDD  intends  to  select  a  consultant  capable  of:  analyzing  necessary  

stormwater  data,  inventorying  and  inspecting  existing  assets,  analyzing  State/Federal  laws  and  County  

ordinances,  developing  a  feasibility  study,  preparing  a  rate  study,  determining  service  levels  and  costs,  

leading  stakeholder  and  community  meetings,  and  evaluating  the  establishment  of  a  fee  based  program  

implementation.  The  general  scope  of  professional  services  required  may  include,  but  are  not  limited  to:    

1.  Project  Management  -  The  Consultant  will  provide  assistance  for  overall  project  management  

of  the  project  including  planning,  periodic  status  meetings,  work  session  meetings,  leading  stakeholder  

meetings  and  briefings  to  the  Board  of  Supervisors  as  needed.      

2.  Preliminary  Cost  of  Services  Analysis  -  The  Consultant  will  identify  and  define  the  types  and  

levels  of  service  the  DCDD  currently  provides  for  their  stormwater  management  programs  and  will  

identify  the  types  and  levels  of  service  the  DCDD  may  wish  to  expand  into  the  future.  The  Consultant  will  

utilize  the  information  developed  to  estimate  the  current  cost  of  stormwater  management  services.  The  

Consultant  will  estimate  the  future  needs  of  the  system  with  all  costs  projected  for  the  first  five  years  of  

the  program  budget  for  the  stormwater  utility.      

3.  Billing  Options  -  The  Consultant  will  complete  a  review  of  various  datasets  as  they  relate  to  

development  of  a  stormwater  utility  billing  system.  A  billing  mechanism  and  GIS  system  of  record  will  be  

identified,  and  an  analysis  will  be  performed  to  determine  whether  system  improvements  are  needed  

for  the  DCDD  to  support  the  stormwater  billing  process  (software,  hardware,  data  updates,  staff  

support,  etc.).  The  billing  system  evaluation  must  also  include  development  of  a  process  for  identifying  

and  changing  the  billing  rates  when  parcels  are  modified  through  construction  and/or  land  use  changes.      

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4.  Stormwater  Rate  Comparison  -  The  Consultant  will  complete  an  analysis  of  at  least  three  

different  rate  methods  on  a  statistically  significant  sample  of  DCDD  parcels  that  represent  likely  future  

utility  customer  user  groups.  The  analysis  will  predict  the  monthly  stormwater  fees  for  each  of  the  three  

rate  methods  suggested,  and  potential  future  rate  increases  to  support  identified  program  

enhancements  or  capital  needs.  The  Consultant  will  offer  a  recommendation  of  the  best  rate  method.  

This  method  should  be  compared  to  other  utility  fee  rates  locally  and  nationally.  The  Consultant  will  also  

identify  available  credits/adjustments  and  describe  the  advantages  and  disadvantages  of  each.      

5.  Implementation  -  Identify  policy  changes  to  be  considered  with  respect  to  implementing  a  

stormwater  utility,  analyze  policy  issues,  and  recommend  solutions.  Create  draft  policy  documents  and  

final  reports  as  needed,  which  may  include  a  stormwater  utility  ordinance,  user  charge  resolutions,  

feasibility  report,  future  needs  report,  credit  manuals,  etc.  Develop  a  public  outreach  program  with  

DCDD  staff.    

TERM OF AGREEMENT  

The  agreement  shall  become  effective  upon  execution  of  a  contract  and  approval  of  the  contract  by  the  

Board  of  Supervisors.    

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Section 2 - 

DCDD Information 

DCDD BACKGROUND 

The  DCDD,  located  in  Flagler  County,  Florida,  provides  stormwater  management,  wastewater,  water  

and  reclaimed  water  service  to  the  residents  of  the  District.    The  District  is  approximately  5.5  miles  

in  length  and  its  area  encompasses  approximately  2,200  acres,  which  includes  four  communities:    

Hammock  Dunes  (908  acres),  Ocean  Hammock  (435  acres),  Hammock  Beach  (364  acres)  and  Yacht  

Harbor  Village  (92  acres).    The  District  owns  and  operates  a  500,000  gallon  per  day  (GPD)  

wastewater  treatment  plant,  a  1,440,000  GPD  water  treatment  plant,  a  reclaimed  water  treatment  

and  distribution  system,  the  stormwater  management  system,  the  Hammock  Dunes  Toll  Bridge,  the  

roadways  Camino  del  Mar  and  Hammock  Dunes  Pkwy  and  all  the  structures,  piping,  pumps,  and  

appurtenances  necessary  to  operate  and  maintain  these  systems.  

EXISTING STORMWATER FACILITIES 

A.   Stormwater Management 
	1.    The  Stormwater  Management  System  completed  to  date  consists  of  approximately  

179  acres  of  created  lakes  and  approximately  8  acres  of  fresh  water  marsh.    The  

lakes  and  marshes  are  connected  to  each  other  by  drainage  pipes  and  various 

drainage  channels.    The  District  owns  and  operates  all  of  the  public  storm  drain  

systems  within  the  district  including:  catch  basins,  piping,  inlet  structures,  outlet  

structures,  and  water  control  structures.  

2.  

Currently  the  District  owns  the  wet  areas  of  the  stormwater  management  system.    

The  St.  Johns  River  Water  Management  District  has  transferred  the  permits  for  

operations  and  maintenance  of  the  stormwater  management  systems  to  the  

District.  

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Section 3 - 

General Conditions, Instructions and Information for Proposers 

CONTACT:  

All  prospective  Proposers  are  hereby  instructed  not  to  contact  any  member  of  the  DCDD  

Board  of  Supervisors,  or  DCDD  Staff  members  other  than  the  noted  contact  person  regarding  this  RFQ  or  

their  Proposal  at  any  time  prior  to  the  posting  on  the  Web  Site  of  the  final  evaluation  and  recommended  

ranking  by  staff  for  this  RFQ.  Any  such  contact  shall  be  cause  for  rejection  of  your  Proposal.   The  

designated  contact  person  for  this  RFQ  shall  be:  

Gregory  L.  Peugh,  PE  

District  Manager  

Dunes  Community  Development  District  

gpeugh@dunescdd.org  

All  questions  must  be  in  writing.  

PUBLIC CLOSING:           Qualifications  packages  shall  be  received  at  the  DCDD,  with  an  address  of  101  

Jungle  Hut  Rd.,  Palm  Coast,  FL  32137  by  2:00  p.m.  local  time  July  31,  2019.  As  soon  as  possible  

thereafter  the  names  of  the  Proposers  shall  be  read  aloud  at  the  specified  location.  Persons  with  

disabilities  needing  assistance  to  participate  in  the  Public  Closing  should  call  the  contact  person  at  least  

48  hours  in  advance  of  the  Public  Closing.    

DELAYS:          The  DCDD,  at  its  sole  discretion,  may  delay  the  scheduled  due  dates  indicated  above  if  it  is  to  

the  advantage  of  the  DCDD  to  do  so.  The  DCDD  will  notify  Proposers  of  all  changes  in  scheduled  due  

dates  by  posting  the  notification  on  the  DCDD  Web  Site.    

QUALIFICATION SUBMISSION AND WITHDRAWAL:     The  DCDD  will  receive  Qualification  Packages  at  the  

above  address.  The outside of the envelope/container must be identified with the RFQ Number and 

title as stated above.  The  envelope/container  must  also  include  the  Proposer's  name  and  return  

address.  Receipt  of  the  Qualification  in  the  DCDD  Office  after  the  time  and  date  specified  due  to  failure  

by  the  Proposer  to  provide  the  above  information  on  the  outside  of  the  envelope/container  shall  result  

in  the  rejection  of  the  Proposal.   

Proposals received after the specified time and date shall be returned unopened.  The  time  and  date  

will  be  scrupulously  observed.  The  DCDD  will  not  be  responsible  for  late  deliveries  or  delayed  mail.  The  

time/date  stamp  clock  located  in  the  DCDD  Office  shall  serve  as  the  official  authority  to  determine  

lateness  of  any  Proposal.   

The  DCDD  cautions  Proposers  to  assure  actual  delivery  of  mailed  or  hand-delivered  Proposals  prior  to  

the  deadline  set  for  receiving  Proposals.   

Proposers  shall  submit  three  (3)  COMPLETE  SETS  (one  [1]  original  and  2  copies)  and  an  electronic  file  

copy  saved  on  a  flash  drive  of  the  complete  Qualification  with  all  supporting  documentation  in  a  sealed  

envelope/container  marked  as  noted  above.  The  Proposer  may  submit  the  Qualification  in  person  or  by  

mail.    

Proposers  may  withdraw  their  Qualifications  by  notifying  the  DCDD  in  writing  at  any  time  prior  to  the  

time  set  for  the  Proposal  deadline.  Proposers  may  withdraw  their  Qualifications  in  person  or  through  an  

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authorized  representative.  Proposers  and  authorized  representatives  must  disclose  their  identity  and  

provide  a  signed  receipt  for  the  Proposal. Proposals,  once  opened,  become  the  property  of  the  DCDD  

and  will  not  be  returned  to  the  Proposers.    

No  additional  information  may  be  submitted,  or  follow-up  performed  by  any  Proposer  after  the  stated  

due  date  outside  of  a  formal  presentation  to  the  Evaluation  Committee,  if  requested.   

INQUIRIES/INTERPRETATIONS:    

All  Proposers  shall  carefully  examine  the  RFQ  documents.  Any  

ambiguities  or  inconsistencies  shall  be  brought  to  the  attention  of  the  DCDD  in  writing  prior  to  the  due  

date;  failure  to  do  so,  on  the  part  of  the  Proposer,  will  constitute  an  acceptance  by  the  Proposer  of  any  

subsequent  decision.  Any  questions  concerning  the  intent,  meaning  and  interpretations  of  the  RFQ  

documents  including  the  attached  draft  agreement,  shall  be  requested  in  writing,  and  received  by  the  

DCDD  at  least  ten  (10)  business  days  prior  to  the  due  date.  The  DCDD  will  not  be  responsible  for  any  oral  

instructions  made  by  any  employee(s)  of  the  DCDD  in  regard  to  this  RFQ.  Oral  statements  given  before  

the  Qualification  Due  Date  will  not  be  binding.    

ADDENDUM:            Should  revisions  to  the  RFQ  documents  become  necessary;  the  DCDD  will  post  addenda  

information  on  the  DCDD  Web  Site.  All  Proposers  should  check  the  DCDD  Web  Site  or  contact  the  DCDD  

at  least  three  (3)  calendar  days  before  the  date  fixed  to  verify  information  regarding  Addenda.  Failure  to  

do  so  could  result  in  rejection  of  the  Qualification  as  unresponsive.  Proposer  shall  sign,  date,  and  return  

the  latest  addendum  with  their  Qualification.  Previous  addenda  will  be  deemed  received.  It  is  the  sole  

responsibility  of  the  Proposer  to  ensure  he/she  obtains  information  related  to  Addenda.    

SELECTION PROCESS AND AWARD:    

All  Qualifications  will  be  evaluated  by  DCDD  staff  in  accordance  

with  the  criteria  set  forth  in  the  RFQ  documents.  The  DCDD  at  their  option  may  conduct  interviews/  

presentations  as  part  of  the  evaluation  process,  or  make  a  selection  based  on  the  submittal.  The  DCDD  

will  not  be  liable  for  any  costs  incurred  by  the  Proposer  in  connection  with  such  presentations.    

The  DCDD  anticipates  award  to  the  Proposer  who  submits  the  Qualification  judged  by  the  DCDD  to  be  

the  most  advantageous  and  offers  the  best  value  to  the  DCDD.  The  Proposer(s)  understands  that  this  

RFQ  does  not  constitute  an  agreement  or  a  contract  with  the  Proposer.  The  DCDD  reserves  the  right  to  

reject  all  Proposals,  to  waive  any  formalities,  and  to  solicit  and  re-advertise  for  new  Proposals,  or  to  

abandon  the  project  in  its  entirety.    

QUALIFICATION PREPARATION COSTS:            Neither  the  DCDD  nor  its  representatives  shall  be  liable  for  

any  expenses  incurred  in  connection  with  preparation  of  a  response  to  this  RFQ.  Proposers  should  

prepare  their  Proposals  simply  and  economically,  providing  a  straightforward  and  concise  description  of  

the  Proposer's  ability  to  meet  the  requirements  of  the  RFQ.    

ACCURACY OF QUALIFICATION INFORMATION:          Any  Proposer  which  submits  in  its  Qualification  to  the  

DCDD  any  information  which  is  determined  to  be  substantially  inaccurate,  misleading,  exaggerated,  or  

incorrect,  shall  be  disqualified  from  consideration.    

INSURANCE:  

  Misrepresentation  of  any  material  fact,  whether  intentional  or  not,  regarding  the  

Proposer's  insurance  coverage,  policies  or  capabilities  may  be  grounds  for  rejection  of  the  Proposal  and  

rescission  of  any  ensuing  contract.  Copy of the insurance certificate shall be furnished to the DCDD 

prior to final execution of the Contract.  

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LICENSES:          Proposers,  both  corporate  and  individual,  must  be  fully  licensed  and  certified  for  the  type  

of  work  to  be  performed  in  the  State of Florida  at  the  time  of  submittal  of  RFQ.  Should  the  Proposer  not  

be  fully  licensed  and  certified,  its  Qualification  shall  be  rejected.  Any  permits,  licenses,  or  fees  required  

shall  be  the  responsibility  of  the  Proposer.  No  separate  or  additional  payment  will  be  made  for  these  

costs.  Adherence  to  all  applicable  code  regulations,  Federal,  State,  City,  County,  etc.,  are  the  

responsibility  of  the  Proposer.    

POSTING OF PROPOSAL AWARD:          Recommendation  for  award  will  be  posted  for  review  by  interested  

parties  at  the  DCDD’s  Office  and  the  DCDD  Web  Site  prior  to  submission  through  the  appropriate  

approval  process.  Failure  to  file  protest  to  the  DCDD  within  the  time  prescribed  shall  constitute  a  waiver  

of  proceedings.    

PUBLIC RECORDS:     Upon  award  recommendation  or  ten  (10)  days  after  receiving,  Proposals  become  

"public  records"  and  shall  be  subject  to  public  disclosure  consistent  with  Chapter  119,  Florida  Statutes.  

Proposers  must  invoke  the  exemptions  to  disclosure  provided  by  law  in  the  response  to  the  RFQ,  and  

must  identify  the  data  or  other  materials  to  be  protected,  and  must  state  the  reasons  why  such  

exclusion  from  public  disclosure  is  necessary.    

PROHIBITION AGAINST CONTINGENT FEES:        It  shall  be  unethical  for  a  person  to  be  retained,  or  to  

retain  any  company  or  person,  other  than  a  bonafide  employee  working  solely  for  the  Consultant  to  

solicit  or  secure  this  Agreement  and  that  it  has  not  paid  or  agreed  to  pay  any  person,  company,  

corporation,  individual  or  firm,  other  than  a  bonafide  employee  working  solely  for  the  SERVICE  

PROVIDER,  any  fee,  commission,  percentage,  gift,  or  other  consideration  contingent  upon  or  resulting  

from  award  or  making  of  this  Agreement.  For  the  breach  or  violation  of  this  provision,  the  DCDD  shall  

have  the  right  to  terminate  the  Agreement  at  its  sole  discretion,  without  liability  and  to  deduct  from  the  

Agreement  price,  or  otherwise  recover,  the  full  amount  of  such  fee,  commission,  percentage,  gift,  or  

consideration.    

ACCEPTANCE / REJECTION:        DCDD  reserves  the  right  to  accept  or  reject  any  or  all  Proposals  and  to  

make  the  award  to  those  Proposers,  who  in  the  opinion  of  the  DCDD  will  be  in  the  best  interest  of  

and/or  the  most  advantageous  to  the  DCDD. DCDD  also  reserves  the  right  to  reject  the  Qualification  of  

any  vendor  who  has  previously  failed  in  the  proper  performance  of  an  award  or  to  deliver  on  time  

contracts  of  a  similar  nature  or  who,  in  the  DCDD  opinion,  is  not  in  a  position  to  perform  properly  under 

this  award.  DCDD  reserves  the  right  to  inspect  all  facilities  of  Proposers  in  order  to  make  a  

determination  as  to  the  foregoing.  DCDD  reserves  the  right  to  waive  any  irregularities,  informalities,  and  

technicalities  and  may,  at  its  discretion,  request  a  re-procurement.    

ADDITIONAL TERMS AND CONDITIONS:        Unless  expressly  accepted  by  the  DCDD,  only  the  terms  and  

conditions  in  this  document  shall  apply:  No  additional  terms  and  conditions  included  with  the  Proposal  

response  shall  be  considered.  Any  and  all  such  additional  terms  and  conditions  shall  have  no  force  and  

effect,  and  are  inapplicable  to  this  Proposal  if  submitted  either  purposely  through  intent  or  design,  or  

inadvertently  appearing  separately  in  transmittal  letters,  specifications,  literature,  price  lists  or  

warranties.  It  is  understood  and  agreed  that  the  general  and/or  any  special  conditions  in  these  

Documents  are  the  only  conditions  applicable  to  this  Proposal  and  the  Proposer's  authorized  signature  

on  the  Proposal  Response  Form  attests  to  this.  Exceptions  to  the  terms  and  conditions  will  not  be  

accepted.    

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STORMWATER UTILITY IMPLEMENTATION 

AFFIRMATION:        By  submission  of  a  Qualification,  Proposer  affirms  that  his/her  Qualification  is  made  

without  prior  understanding,  agreement  or  connection  with  any  corporation,  firm,  or  person  submitting  

a  Qualification  for  the  same  materials,  supplies,  equipment  or  services,  and  is  all  respects  fair  and  

without  collusion  or  fraud.  Proposer  agrees  to  abide  by  all  conditions  of  this  Request  for  Qualification  

and  the  resulting  contract.    

DISQUALIFICATION OF PROPOSER:        More  than  one  Qualification  from  an  individual,  firm,  partnership,  

corporation,  or  association  under  the  same  or  different  names  will  not  be  considered.  Reasonable  

grounds  for  believing  that  a  Proposer  is  involved  in  more  than  one  Qualification  submittal  will  be  cause  

for  rejection  of  all  Proposals  in  which  such  Proposers  are  believed  to  be  involved.  Any  or  all  Proposals  

will  be  rejected  if  there  is  reason  to  believe  that  collusion  exists  between  Proposers.  Proposals  in  which  

the  prices  obviously  are  unbalanced  will  be  subject  to  rejection.    

QUANTITIES:        DCDD  will  not  be  held  to  any  maximum  or  minimum  purchase  quantities  as  a  result  of  

this  solicitation  and/or  resulting  contract.  DCDD  reserves  the  right  to  purchase  any;  all,  or  none,  of  its  

requirements  from  vendors  awarded  a  contract  as  a  result  of  this  Request  for  Proposals.  All  quantities  as  

shown  are  approximate  and  no  guarantee  is  made  that  any  materials  will  be  purchased.    

GOVERNMENTAL RESTRICTIONS:        In  the  event  that  any  governmental  restrictions  are  imposed  which  

would  necessitate  alteration  of  the  material  quality,  workmanship  or  performance  of  the  items  offered  

on  this  Qualification  prior  to  their  delivery,  it  shall  be  the  responsibility  of  the  Proposer  to  notify  the  

DCDD  at  once,  indicating  in  his/her  letter  the  specific  regulation  which  required  an  alteration,  including  

any  price  adjustments  occasioned  thereby.  The  DCDD  reserves  the  right  to  accept  such  alteration  or  to  

cancel  the  contract  or  purchase  order  at  no  further  expense  to  the  DCDD.   

PATENTS AND COPYRIGHTS:        The  Proposer,  without  exception,  shall  indemnify  and  save  harmless,  the  

DCDD,  its  employees  and/or  any  of  its  Board  Members  from  liability  of  any  nature  or  kind,  including  cost  

and  expenses  for  or  on  account  of  any  copyrighted,  patented,  or  unpatented  invention,  process,  or  item  

manufactured  by  the  Proposer.  Further,  if  such  a  claim  is  made,  or  is  pending,  the  Proposer  may,  at  its  

option  and  expense,  procure  for  the  DCDD  the  right  to  use,  replace  or  modify  the  item  to  render  it  non-  

infringing.  If  none  of  the  alternatives  are  reasonably  available,  the  DCDD  agrees  to  return  the  article  on  

request  to  the  Proposer  and  receive  reimbursement.  If  the  Proposer  used  any  design,  device,  or  

materials  covered  by  letters,  patent  or  copyright,  it  is  mutually  agreed  and  understood,  without  

exception,  that  the  Qualification  prices  shall  include  all  royalties  or  cost  arising  from  the  use  of  such  

design,  device,  or  materials  in  any  way  involved  in  the  work.    

PURCHASING AGREEMENTS WITH OTHER GOVERNMENT AGENCIES:          All  Proposers  submitting  a  

response  to  this  Request  for  Proposals  agree  that  such  response  also  constitutes  a  Qualification  to  all  

governmental  agencies  within  the  State  of  Florida,  under  the  same  conditions,  for  the  same  contract  

price,  and  for  the  same  effective  period  as  this  Qualification,  should  the  Proposer  feel  it  is  in  their  best  

interest  to  do  so.    

Each  governmental  agency  desiring  to  accept  these  Proposals,  and  make  an  award  thereof,  shall  do  so  

independently  of  any  other  governmental  agency.  Each  agency  shall  be  responsible  for  its  own  

purchases  and  each  shall  be  liable  only  for  materials  and/or  services  ordered  and  received  by  it,  and  no  

agency  assumes  any  liability  by  virtue  of  this  Qualification.    

8 | P  a  g  e   

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STORMWATER UTILITY IMPLEMENTATION 

This  agreement  in  no  way  restricts  or  interferes  with  the  right  of  any  governmental  agency  to  re-  

Qualification  any  or  all  items.    

SUB-CONSULTANT(S)  

A  Sub-consultant  is  an  individual  or  firm  contracted  by  the  Proposer  or  Proposer's  firm  to  assist  in  the  

performance  of  services  required  under  this  RFQ.  A  Sub-Consultant  shall  be  paid  through  Proposer  or  

Proposer's  firm  and  not  paid  directly  by  the  DCDD.  Sub-Consultants  are  allowed  by  the  DCDD  in  the  

performance  of  their  services  delineated  within  this  RFQ.  Proposer  must  clearly  reflect  in  its  Response  

the  major  Sub-Consultants  to  be  utilized  in  the  performance  of  required  services.  The  DCDD  retains  the  

right  to  accept  or  reject  any  Sub-Consultant  proposed  in  the  Response  prior  to  contract  execution.  Any  

and  all  liabilities  regarding  the  use  of  a  Sub-consultant  shall  be  borne  solely  by  the  Proposer(s)  and  

insurance  for  each  Sub-Consultant  must  be  maintained  in  good  standing  and  approved  by  the  DCDD  

throughout  the  duration  of  the  Agreement.  Neither  the  Proposer  nor  any  of  its  Sub-consultants  are  

considered  to  be  employees  or  agents  of  the  DCDD.  Failure  to  list  all  major  Sub-Consultants  and  provide  

the  required  information  may  disqualify  any  proposed  Sub-Consultants  from  performing  work  under  this  

RFQ.    

Proposers  shall  include  in  their  Responses  the  requested  Sub-Consultant  information  and  include  all  

relevant  information.    

NON-APPROPRIATION OF FUNDS  

In  the  event  that  insufficient  funds  are  appropriated  and  budgeted  or  funding  is  otherwise  unavailable  in  

any  fiscal  period  for  this  Project,  then  the  DCDD,  shall  have  the  unqualified  right  to  terminate  the  

Work/Task    Order(s)  or  Agreement  upon  written  notice  to  the  Consultant,  without  any  penalty  or  

expense  to  the  DCDD.  No  guarantee,  warranty  or  representation  is  made  that  any  particular  work  or  any  

project(s)  will  be  assigned  to  any  firm.    

CONSULTANTS' COMPETITIVE NEGOTIATIONS ACT (CCNA) 

This  procurement  is  made  in  accordance  with  the  provisions  of  Chapter  287.055,  Laws  of  Florida,  known  

as  the  Consultants'  Competitive  Negotiations  Act.    

The  attached  Draft  Contract  is  representative  of  the  Contract  the  successful  Respondent  will  be  required  

to  execute.  To  meet  the  needs  of  the  DCDD,  this  Agreement  may  be  revised  during  the  negotiations  with  

the  top-ranked  firm.    

COMPLIANCE WITH FLORIDA PUBLIC RECORDS LAW  

  Respondent  expressly  agrees  that  it  shall  comply  with  the  public  records  law  provided  in  Florida  

Statutes,  Chapter  119,  and  specifically  to:    

(a)  Keep  and  maintain  public  records  required  by  the  DCDD  to  perform  the  contracted  service.  (b)  Upon  

request  from  the  DCDD,  provide  the  DCDD  with  a  copy  of  the  requested  records  or  allow  the  records  to  

be  inspected  or  copied  within  a  reasonable  time  at  a  cost  that  does  not  exceed  the  cost  provided  in  

Chapter  119,  Florida  Statutes,  or  as  otherwise  provided  by  law.  (c)  Ensure  that  public  records  that  are  

exempt  or  confidential  and  exempt  from  public  records  disclosure  requirements  are  not  disclosed  

except  as  authorized  by  law  for  the  duration  of  the  contract  term  and  following  completion  of  the  

contract  if  the  Respondent  does  not  transfer  the  records  to  the  DCDD.  (d)  Upon  completion  of  the  

contract  transfer,  at  no  cost  to  the  DCDD,  all  public  records  in  possession  of  the  Respondent  or  keep  and  

maintain  public  records  required  by  the  DCDD  to  perform  the  service.    If  the  Respondent  transfers  all  

9 | P  a  g  e   

DUNES COMMUNITY DEVELOPMENT DISTRICT RFQ- 2019 -1 

STORMWATER UTILITY IMPLEMENTATION 

public  records  to  the  DCDD  upon  completion  of  the  contract,  the  Respondent  shall  destroy  any  duplicate  

public  records  that  are  exempt  or  confidential  and  exempt  from  public  records  disclosure  requirements.    

If  the  Respondent  keeps  and  maintains  public  records  upon  the  completion  of  the  contract,  the  

Respondent  shall  meet  all  applicable  requirements  for  retaining  public  records.    All  records  stored  

electronically  must  be  provided  to  the  DCDD,  upon  request  from  the  DCDD,  in  a  format  that  is  

compatible  with  the  information  technology  systems  of  the  DCDD.  (e)  Failure  of  the  Respondent  to  

comply  with  Public  Records  Law  as  provided  by  Florida  Statutes,  Chapter  119,  shall  subject  the  

Respondent  to  penalties  under  Chapter  119.10  and  subject  this  Agreement  to  termination  for  cause  by  

the  DCDD.    

IF  THE  RESPONDENT  HAS  QUESTIONS  REGARDING  THE  APPLICATION  OF  CHAPTER  119,  FLORIDA  

STATUTES,  TO  THE  RESPONDENT’S  DUTY  TO  PROVIDE  PUBLIC  RECORDS  RELATING  TO  THIS  CONTRACT,  

CONTACT  THE  CUSTODIAN  OF  PUBLIC  RECORDS  AT:  Gregory  L.  Peugh,  District  Manager,  101  Jungle  Hut  

Road,  Palm  Coast,  FL  32137.    Telephone:  386-445-9045  or  email  to:    gpeugh@dunescdd.org  

Ref:    Fla.  Stat.  §119.0701(2016)    

THE  DCDD  RESERVES  THE  RIGHT  TO  REJECT  ANY  OR  ALL  PROPOSALS,  AND  TO  WAIVE  INFORMALITIES,  AS  

MAY  BE  DEEMED  TO  BE  IN  THE  BEST  INTEREST  OF  THE  DCDD.    

10 | P  a  g  e   

DUNES COMMUNITY DEVELOPMENT DISTRICT RFQ- 2019 -1 

STORMWATER UTILITY IMPLEMENTATION 

Section 4 

Instructions for the preparation of Qualifications 

The  Proposer(s)  warrants  its  response  to  this  Request  for  Qualifications to  be  fully  disclosed  and  correct.  

The  firm  must  submit  a  response  complying  with  this  RFQ,  and  the  information,  documents  and  material  

submitted  in  the  RFQ  must  be  complete  and  accurate  in  all  material  aspects.  All  RFQ's  must  contain 

direct  responses  to  the  following  questions  or  requests  for  information  and  be  organized  so  that  specific  

questions  being  responded  to  are  readily  identifiable  and  in  the  same  sequence  as  outlined  below.    

Proposers  are  advised  to  carefully  follow  the  instructions  listed  below  in  order  to  be  considered  fully  

responsive  to  this  RFQ.  Proposers  are  further  advised  that  lengthy  or  overly  verbose  or  redundant  

submissions  are  not  necessary.  Compliance  with  all  requirements  will  be  solely  the  responsibility  of  the  

Proposer.  Failure  to  provide  requested  information  may  result  in  disqualification  of  response.    

The  RFQ  must  be  submitted  on  8  1/2"  x  11"  paper,  typewritten,  with  headings,  sections,  and  sub-  

sections  identified  appropriately.    

Qualification  Packages  shall  be  designed  to  portray  to  the  DCDD  how  the  Respondent's  range  of  services  

can  best  achieve  the  anticipated  Scope  of  Services.  In  order  for  the  DCDD  to  evaluate  the  Qualification  

Packages,  each  Respondent  shall  provide  information  relative  to  their  ability  to  provide  services  that  will  

best  meet  the  needs  of  the  DCDD.  The  required  submission  materials  shall  include  the  following:    

I. 

Letter of Interest (1 Page Maximum) 

II.      Firm's Personnel Qualifications (10 Page Maximum)  

•  

Stormwater  utility  experience  of  the  firm.      

o  

Indicate  how  many  stormwater  utility  projects  your  firm  has  developed  and  how  many  

stormwater  utility  rate  systems  your  firm  has  analyzed.      

o  

The  qualifications  of  your  firm  to  complete  the  required  study,  including  the  resumes  of  

the  proposed  project  manager  and  project  team.  Indicate  how  many  stormwater  

utilities  and  utility  fee  calculation  studies  the  proposed  project  manager  has  assisted  in  

developing.      

o  

A  listing  of  projects/studies  completed  by  your  firm  which  are  of  similar  function  and  

scope.    

o  

References  for  similar  work  competed  by  the  project  manager.  Please  include  address  

and  phone  numbers.      

o  

Public  education  and  outreach  experience  of  the  firm.      

•  

The  consultant’s  project  approach.  

o  

Include  a  general  synopsis  of  the  recommended  steps  for  developing  a  stormwater  

utility  for  the  DCDD.      

o  

A  preliminary  schedule  for  completing  the  project  is  required.  This  should  include  all  

work  and  meetings  recommended  by  the  Consultant  which  clearly  corresponds  to  the  

Consultant’s  approach  to  the  project.      

o  

Indicate  if  your  firm  has  in-house  GIS/data  management  capabilities  and  if  the  DCDD  can  

utilize  this  service  as  a  long-term  data  management  option  if  needed.    

o  

Indicate  the  estimated  time  needed  to  complete  the  work,  or  any  suggested  deviations  

for  the  tasks  indicated  above.  

11 | P  a  g  e   

DUNES COMMUNITY DEVELOPMENT DISTRICT RFQ- 2019 -1 

STORMWATER UTILITY IMPLEMENTATION 

•  

Whether  or  not  the  firm  or  individual  is  a  certified  Minority  Business  Enterprise  as  defined  by  

the  Florida  Small  and  Minority  Business  Assistance  Act  of  1985  

III. 

 Firm's Background and Number of Employees (5 Page Maximum) 

• 
•  

Provide  an  overview  of  the  firm’s  history,  abilities,  and  locations  
List  available  resources  and  number  of  employees    

IV. 

 Firm's Client References (3 Page Maximum) 

•  

List  of  at  least  three  (3)  client  references  to  include  organization  name,  contact  person,  

telephone  number  (s),  and  e-mail  address.    

•  

List  of  firm's  other  current  or  recently  completed  similar  services  within  the  past  ten  (10)  years  

with  public  or  private  agencies,  preference  will  be  given  to  those  that  have  worked  with  DCDD.      

V. 

 Required Forms and Attachments (As required) 

12 | P  a  g  e   

DUNES COMMUNITY DEVELOPMENT DISTRICT RFQ- 2019 -1 

STORMWATER UTILITY IMPLEMENTATION 

Section 5 

Evaluation of Qualifications 

Qualification  packages  will  be  reviewed  and  evaluated  by  a  Selection  Committee  and  a  short-list  of  

qualified  firms  may  be  invited  to  make  a  formal  presentation.  The  number  of  firms  shortlisted  will  be  at  

the  discretion  of  the  Evaluation  Team,  if  they  decide  to  shortlist.    The  qualification  packages  will  be  

reviewed  and  evaluated  with  consideration  of  the  following  criteria:    

A.     Compliance with RFQ Instructions   

The  Qualifications  will  be  evaluated  for  general  compliance  with  instructions  issued  in  the  RFQ.  

Noncompliance  with  significant  instructions  may  be  grounds  for  disqualification.    11 point font is 

the minimum font allowed on any response.  Brevity is welcomed.  

B.  

Experience with Similar Projects and DCDD   

The  proposal  will  be  evaluated  on  the  basis  of  project  experiences  that  include  projects  outlined  in  

the  Scope  of  Work  and  Services  required.      

C.    Staff Qualifications and Firm Background  

The  proposals  will  be  evaluated  on  the  basis  of  the  consultant's  demonstrated  staff  qualifications,  

which  must  include  a  Professional  Engineer  licensed  in  the  State  of  Florida.  Also,  the  proposal  will  

be  evaluated  on  the  basis  of  the  consultant's  background,  including  the  number  of  years  in  

business.    

E.     Quality Control  

The  proposal  will  be  evaluated  on  the  quality  control  process  to  be  implemented  to  ensure  that  

quality  work  products  and  services  can  be  delivered  in  a  timely  manner.    

F.    References  

Information  supplied  by  client  references  may  be  used  in  determining  the  relative  merits  of  a  

Respondent  under  any  and  all  of  the  above-listed  criteria.    

SELECTION PROCEDURES & CONTRACT NEGOTIATIONS  

The  criteria  for  selection  shall  be  based  on  the  criteria  listed  above,  including  the  firm's  qualifications,  

location,  past  performance,  and  reference  check.  The  DCDD  reserves  the  right,  before  awarding  the  

contract,  to  require  a  Respondent  to  submit  such  evidence  of  its  qualifications,  as  the  DCDD  may  deem  

necessary.  The  DCDD  shall  be  the  sole  judge  of  the  competency  of  Respondents.    

All  Respondents  shall  be  notified  via  electronic  or  other  means  of  staff's  recommended  ranking  of  firms  

to  DCDD  Board  of  Supervisors.  The  recommended  firms  will  be  submitted  to  the  DCDD  Board  of  

Supervisors  along  with  information  on  the  entire  procurement  process.    

Upon  the  successful  negotiation  of  an  agreement,  a  formal  contract  will  be  prepared  and  submitted  to  

the  DCDD  Board  of  Supervisors  for  approval,  and  subsequently  executed  by  both  parties.    

13 | P  a  g  e   

DUNES COMMUNITY DEVELOPMENT DISTRICT RFQ- 2019 -1 

STORMWATER UTILITY IMPLEMENTATION 

NEGOTIATION AND FEE SCHEDULE:  

A  "Fee  Schedule"  will  be  negotiated  and  agreed  upon  at  the  time  of  execution  of  each  agreement  and  

will  be  part  of  each  contract  or  Task  Order.  All  payments,  fees,  reimbursements,  and  costs  will  be  based  

on  the  fee  schedule  established  for  the  successful  Proposer.  The  Fee  Schedule  will  designate  the  hourly  

rate/unit  rates  for  each  staff  member  with  their  name  and/or  position  title  specified.    

14 | P  a  g  e   

DUNES COMMUNITY DEVELOPMENT DISTRICT RFQ- 2019 -1 

STORMWATER UTILITY IMPLEMENTATION 

Section 6 

Qualifications  

PROJECT:    STORMWATER UTILITY IMPLEMENTATION CONTRACT 

Name  of  Proposer:  _________________________________________________________________  

Mailing  Address:  ___________________________________________________________________  

Street  Address:  ____________________________________________________________________  

City/State/Zip:  _____________________________________________________________________  

Phone  Number:  (_______)  ___________________________________________________________  

FAX  Number:  (_______)  _____________________________________________________________  

Pursuant  to  and  in  compliance  with  the  Request  for  Proposals,  Instructions  to  Proposers,  and  the  other  

documents  relating  thereto,  the  undersigned  Proposer,  having  familiarized  himself  with  the  terms  of  the  

Contract  Documents,  local  conditions  affecting  the  performance  of  the  Work,  and  the  cost  of  the  Work  

at  the  places  where  the  Work  is  to  be  done,  hereby  proposes  and  agrees  to  perform  the  Work  and  

complete  in  a  workmanlike  manner,  all  of  the  Work  required  in  connection  with  the  required  services,  

all  in  strict  conformity  Contract  Documents,  including  Addenda  Nos.  ______  through  __________,  on  file  

at  the  DCDD  for  the  amount  hereinafter  set  forth.    

The  undersigned,  as  Proposer,  declares  that  the  only  persons  or  parties  interested  in  this  Qualification  as  

principals  are  those  named  herein;  that  this  Qualification  is  made  without  collusion  with  any  person,  

firm  or  corporation;  and  he  proposes  and  agrees,  if  the  Qualification  is  accepted,  that  he/she  will  

execute  an  Agreement  with  the  DCDD  in  the  form  set  forth  in  the  Contract  Documents;  that  he/she  will  

furnish  Insurance  Certificates,  that  he  is  aware  that  failure  to  properly  comply  with  the  requirements  set  

out  in  the  "Instructions  to  Proposers"  and  elsewhere  in  the  Contract  Documents  may  result  in  a  finding  

that  the  Proposer  is  non-responsive.    

IN  WITNESS  WHEREOF,  PROPOSER  has  hereunto  executed  this  FORM  this  ________  day  of  ________,  

20______.  

___________________________    

____________________________________  

(Name  of  PROPOSER)    

(Signature  of  person  signing  FORM)    

____________________________________  

(Printed  name  of  person  signing  FORM)    

____________________________________  

(Title  of  person  signing  FORM)    

15 | P  a  g  e   

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STORMWATER UTILITY IMPLEMENTATION 

Attachment A 

PROPOSER'S CERTIFICATION 

I  have  carefully  examined  the  Request  for  Qualification,  Instructions  to  Proposers,  General  and/or  

Special  Conditions,  Vendor's  Notes,  Specifications,  proposed  agreement  and  any  other  documents  

accompanying  or  made  a  part  of  this  Request  for  Qualification.    

I  hereby  propose  to  furnish  the  goods  or  services  specified  in  the  Request  for  Qualification  at  the  prices,  

rates  or  discounts  quoted  in  my  Qualification.  I  agree  that  my  Qualification  will  remain  firm  for  a  period  

of  up  to  one  hundred  twenty  (120)  days  in  order  to  allow  the  DCDD  adequate  time  to  evaluate  the  

Proposals.   

I  agree  to  abide  by  all  conditions  of  this  Qualification  and  understand  that  a  background  investigation  

may  be  conducted  by  the  DCDD  prior  to  award.    

I  certify  that  all  information  contained  in  this  Qualification  is  truthful  to  the  best  of  my  knowledge  and  

belief.  I  further  certify  that  I  am  duly  authorized  to  submit  this  Qualification  on  behalf  of  the  

vendor/Respondent  as  its  act  and  deed  and  that  the  vendor/Respondent  is  ready,  willing  and  able  to  

perform  if  awarded  the  contract.    

I  further  certify,  under  oath,  that  this  Qualification  is  made  without  prior  understanding,  agreement,  

connection,  discussion,  or  collusion  with  any  other  person,  firm  or  corporation  submitting  a  

Qualification  for  the  same  product  or  service;  no  officer,  employee  or  agent  of  the  DCDD  or  of  any  other  

Proposer  interested  in  said  Qualification;  and  that  the  undersigned  executed  this  Proposer's  

Certification  with  full  knowledge  and  understanding  of  the  matters  therein  contained  and  was  duly  

authorized  to  do  so.    

Name  of  Business    

Sworn  to  and  subscribed  before  me    

By:  

___________________________________    

This  _________  day  of  ________  20___  

Signature  

___________________________________    

________________________________  

Name  &  Title,  Typed  or  Printed    

Signature  of  Notary    

___________________________________  

Mailing  Address  

Notary  Public,  State  of  

___________________________________    

City,  State,  Zip  Code  

Personally  Known  

-OR-  

(              _)______________________________    

Produced  Identification_____________  

Telephone  Number    

Type:____________________________  

THIS FORM MUST BE COMPLETED AND RETURNED WITH YOUR QUALIFICATION 

16 | P  a  g  e   

DUNES COMMUNITY DEVELOPMENT DISTRICT RFQ- 2019 -1 

STORMWATER UTILITY IMPLEMENTATION 

Attachment B 

Conflict of Interest Statement 

STATE OF FLORIDA  

) 

) ss 

CITY OF _____________________ 

)   

Before  me,  the  undersigned  authority,  personally  appeared  __________________________,  who  was  

duly  sworn,  deposes,  and  states:    

1.    

I  am  the  _________________________  of  ________________________  with  a  local  office  in  

____________________and  principal  office  in  _________________________.    

2.    

The  above  named  entity  is  submitting  an  Expression  of  Interest  for  the  DCDD  project  described  as  

RFQ 2019-1 Stormwater Utility Implementation    

3.    

The  Affiant  has  made  diligent  inquiry  and  provides  the  information  contained  in  this  Affidavit  based  

upon  his  own  knowledge.    

4.    

The  Affiant  states  that  only  one  submittal  for  the  above  project  is  being  submitted  and  that  the  

above  named  entity  has  no  financial  interest  in  other  entities  submitting  Proposals  for  the  same  project.    

5.    

Neither  the  Affiant  nor  the  above  named  entity  has  directly  or  indirectly  entered  into  any  

agreement,  participated  in  any  collusion,  or  otherwise  taken  any  action  in  restraint  of  free  competitive  

pricing  in  connection  with  the  entity's  submittal  for  the  above  project.  This  statement  restricts  the  

discussion  of  pricing  data  until  the  completion  of  negotiations  and  execution  of  the  Agreement  for  this  

project.    

6.    

Neither  the  entity  nor  its  affiliates,  nor  anyone  associated  with  them,  is  presently  suspended  or  

otherwise  ineligible  from  participating  in  contract  lettings  by  any  local,  state,  or  federal  agency.    

7.    

Neither  the  entity,  nor  its  affiliates,  nor  anyone  associated  with  them  have  any  potential  conflict  of  

interest  due  to  any  other  clients,  contracts,  or  property  interests  for  this  project.    

8.    

I  certify  that  no  member  of  the  entity's  ownership,  management,  or  staff  has  a  vested  interest  in  

any  aspect  of  or  Department  of  DCDD.   

9.    

I  certify  that  no  member  of  the  entity's  ownership  or  management  is  presently  applying  for  an  

employee  position  or  actively  seeking  an  elected  position  with  DCDD.   

10.     In  the  event  that  a  conflict  of  interest  is  identified  in  the  provision  of  services,  I,  on  behalf  of  the  

above  named  entity,  will  immediately  notify  DCDD  in  writing.    

DATED  this  _________day  of  ____________,  20_____.    

Name  of  Affiant                        ______________________________________________  Typed  

            ______________________________________________  

            Title    

Sworn  to  and  subscribed  before  me  this  day  _____of  ______,  20__,    

Personally  known,  ______________  OR  Produced  Identification  ____________________Type  

Notary  Public  -State  of  __________My  commission  expires,  ____________________    

___________________________________________________  

(Printed  typed  or  stamped  commissioned  name  of  notary  public)    

THIS FORM MUST BE COMPLETED AND RETURNED WITH YOUR QUALIFICATION 

17 | P  a  g  e   

DUNES COMMUNITY DEVELOPMENT DISTRICT RFQ- 2019 -1 

STORMWATER UTILITY IMPLEMENTATION 

Attachment C 

Drug-Free Work Place Form 

The  undersigned  vendor  in  accordance  with  Florida  statute  287.087  hereby  certifies  that  

___________________________does:    

(Name  of  Business)    

1.  

Publish  a  statement  notifying  employees  that  the  unlawful  manufacture,  distribution,  dispensing,  

possession,  or  use  of  a  controlled  substance  is  prohibited  in  the  workplace  and  specifying  the  

actions  that  will  be  taken  against  employees  for  violations  of  such  prohibition.    

2.  

Inform  employees  about  the  dangers  of  drug  abuse  in  the  workplace,  the  business's  policy  of  

maintaining  a  drug-free  workplace,  any  available  drug  counseling,  rehabilitation,  and  employee  

assistance  programs,  and  the  penalties  that  may  be  imposed  upon  employees  for  drug  abuse  

violations.    

3.  

Give  each  employee  engaged  in  providing  the  commodities  or  contractual  services  that  are  

proposed  a  copy  of  the  statement  specified  in  subsection  (1).    

4.  

In  the  statement  specified  in  subsection  (1),  notify  the  employees  that,  as  a  condition  of  working  on  

the  commodities  or  contractual  services  that  are  under  Qualification,  the  employee  will  propose  by  

the  terms  of  the  statement  and  will  notify  the  employer  of  any  conviction  of,  or  plea  of  guilty  or  

nolo  contender  to,  any  violation  of  Chapter  893  or  of  any  controlled  substance  law  of  the  United  

States  or  any  state,  for  a  violation  occurring  in  the  workplace  no  later  than  five  (5)  days  after  such  

conviction.    

5.  

Impose  a  sanction  on,  or  require  the  satisfactory  participation  in  a  drug  abuse  assistance  or  

rehabilitation  program  if  such  is  available  in  the  employee's  community,  by  any  employee  who  is  so  

convicted.    

6.  

Make  a  good  faith  effort  to  continue  to  maintain  a  drug-free  workplace  through  implementation  of  

this  section.    

As  the  person  authorized  to  sign  the  statement,  I  certify  that  this  firm  complies  fully  with  the  above  

requirements.    

THIS FORM MUST BE COMPLETED AND RETURNED WITH YOUR QUALIFICATION 

18 | P  a  g  e   

DUNES COMMUNITY DEVELOPMENT DISTRICT RFQ- 2019 -1 

STORMWATER UTILITY IMPLEMENTATION 

Evaluation Form 

NAME  OF  FIRM:  _______________________________________________      

  REVIEWER:    ___________________________________    

  DATE:  _____________________    

  ________________________________________________________________    

                      Points    

Qualifications  of  the  Firm  (20  pts.)                 

_____    

Project  Team  (35  pts.)                  

_____    

Relevant  Project  Experience  (40  pts.)            

_____    

Minority  Business  Enterprise  (5  Pts.)              

_____      

Total Points:  _____   

19 | P  a  g  e