MINUTES OF MEETING 
DUNES COMMUNITY DEVELOPMENT DISTRICT 

The regular meeting of the Board of Supervisors of the Dunes Community Development 

District was held Friday, October 12, 2018 at 9:30 a.m. at the Dunes CDD Administrative Office, 

101 Jungle Hut Road, Palm Coast, Florida. 

Present and constituting a quorum were: 

John G. Leckie, Jr. 

Chairman 

Gary Crahan 
Rich DeMatteis 

Vice Chairman  
Assistant Secretary 

Charles Swinburn 

Assistant Secretary (by phone) 

Also present were: 

Greg Peugh 

District Manager 

Jim Perry 
David Ponitz 

District Representative 
District Engineer 

Michael Chiumento 

District Counsel 

Jonathan Simmons 

Palm Coast Observer 

The following is a summary of the discussions and actions taken at the October 12, 2018 

meeting.  A copy of the proceedings can be obtained by contacting the District Representative. 

FIRST ORDER OF BUSINESS 

Roll Call 

Mr. Leckie called the meeting to order at 9:30 a.m. 

SECOND ORDER OF BUSINESS 

Audience Comments 

There being none, the next item followed. 

THIRD ORDER OF BUSINESS 

Approval of Minutes 

September 14, 2018 Meeting 

Crahan had corrections to the minutes, which will be included in the final version.  

On MOTION by Mr. DeMatteis seconded by Mr. Crahan with all in 

favor  the  minutes  of  the  September  14,  2018  meeting  were 

approved. 

A. 
Mr. 

October 12, 2018 

Dunes CDD 

FOURTH ORDER OF BUSINESS 

Reports and Discussion Items 

Discussion on Capacity Fee Issues for Commercial Accounts 

Mr. Peugh stated I spoke to Daniel Baker regarding their commercial account and he said 

they are completely finished with the lazy river so all of their repairs are completed. The repairs 

won’t show in the numbers for another couple months so we will still send them a letter that says 

they need additional capacity but it is significantly improved.  

There are about 75 total commercial accounts and preliminarily it looks like about 30 

letters are going to go out. We will show the spreadsheet of the accounts to the Board before we 

send those letters out. 

Status of Marsh “TB” & Hammock Dunes Marshes Update 

Mr. Peugh stated we have the drains in marsh TB and everything that we had planned is 

complete. I am in the process of preparing an email to the neighbors there to make sure we 

completed everything to their satisfaction. We want to put the final easement over that area of 

grass that the club will mow for us and that will be the last thing we will do there. As far as I 

know everybody is pretty happy with it. 

Mr. Leckie asked did the contractor charge us for putting the drains in? I thought that was 

his responsibility when he didn’t grade it correctly. 

Mr. Peugh responded yes but it wasn’t much. 

Mr. Crahan asked should we have the individual residents sign off to have a record copy 

that says they were satisfied? 

Mr. Peugh responded we can do that.  

We met with St. Johns River Water Management District regarding the Hammock Dunes 

marshes. We had given them a proposal of what we thought was the total impact and it was 

about 2.6 acres, which translates into mitigation credits of about $200,000. They said they think 

it’s more like 4.5 acres, which translates into $336,000 so we agreed to disagree on the exact 

number but they are going to look at our number and how we came up with it. As we discussed 

before, their file is not as complete as we’d like it to be from 1985. I told them we didn’t care for 

the tone of their letter because we’ve been working with them all along and then they say we 

2 

October 12, 2018 

Dunes CDD 

have 30 days to send them a proposal. They understood that and they are working with us. I think 

their number will come down and then we can decide what we’d like to do. 

Discuss Weir Structures / Malacompra Drainage 

Mr. Peugh stated the ETM draft memo that you have in front of you will be formally put 

on the November agenda. The short version is on the first page and it says “the recent completion 

of the volumetric analysis indicates the stormwater pools could only be lowered 1.05 inches to 

1.75 inches of the source for irrigation in a three to five day timeframe for a hurricane that would 

come up”. For every 0.35 inches that you lower the water in the ponds that equates to a 0.2-inch 

storm. You can read through this and I’ll go through it in more detail at the next meeting. It’s not 

as advantageous as we had hoped. We may need to look at a stormwater pump station. The 

reclaimed line that is coming from Palm Coast is a concern and I’ve got a meeting with Palm 

Coast next week to see where they’re at with the design. We’ve heard rumors they may want to 

take the reclaimed water out to the intra-coastal with their concentrate line, which would buy 

them some time instead of increasing the size of the pipe to the intra-coastal. We need to know 

what they plan to do in order for us to do our planning. 

Discussion on Geographic Area for Board of Supervisors Seats 

Mr. Chiumento stated we have a meeting with Katie Lenhart on the 18 

currently putting together our research to justify our request to divide the Dunes CDD into 

election zones so that certain areas will have dedicated seats. She will have to present our 

proposal to her board of supervisors that is sort of a trade organization that has a general counsel 

and lobbyists and then we will also have to present out proposal to the elections commission, 

which is under the Department of Economic Opportunity. It is going to be a concerted effort but 

our goal is to present a legal basis for doing this. Hopefully by our November meeting we will 

have taken a step forward. 

Mr. Leckie asked and then you would go from there to the Attorney General? 

Mr. Chiumento responded if the DEO and Katie’s organization came back and said they 

agree with this I don’t know that we need to get an opinion from the Attorney General because 

that would mean they feel comfortable that this is what the election laws in Florida allow. 

Mr. Crahan asked is the intent to have a geographic area equate to one seat? 

3 

th 

 so our firm is 

October 12, 2018 

Dunes CDD 

Mr.  Chiumento  responded  I  think  that’s  the  general  inquiry  of  the  Board.  I  am 

specifically trying to determine, with their support, that the District can be divided into zones so 

that each seat could be dedicated to a zone. 

Mr. DeMatteis stated once we determine that we can do districting of some kind this 

Board as a legislative body can then determine how exactly we want to do it. 

B. 
Mr. 

Acceptance of the 2018 Public Facilities Report 
Peugh stated this is the report we do every year and provide to the County. Hammock 

Dunes is 88% built out, the combination of Ocean Hammock and Hammock Beach are 81% built 

out and Yacht Harbor is approximately 48% built out. 

On MOTION by Mr. Crahan seconded by Mr. DeMatteis with all in 

favor the 2018 Public Facilities Report was accepted. 

C. 

Equipment Purchases 

Mr. Peugh stated we have three pieces of equipment to purchase and were all planned for 

in the budget. The first is the dump truck with a purchase price of $77,180.50. We had budgeted 

$75,000 so that’s a difference of $2,180.50. The second is an F-450. We budgeted $71,000 and it 

came in at $70,231. The third is the mini track hoe. We would like to trade in our John Deere 

tractor that we no longer need and that brings the price of the track hoe down to $43,450 from 

$63,450. 

On MOTION by Mr. Crahan seconded by Mr. DeMatteis with all in 

favor  equipment  purchases  in  the  amount  of  $190,861.50  were 

approved. 

D. 

Engineering 

Proposals 

for 

Vulnerability 

Assessment, 

ARC 

Flash 

and 

Stormwater Funding 

Mr. Peugh stated the first one is for the arc flash hazard analysis for $20,000. This is for 

the gear and equipment that is in the water plant. Those panels are supposed to be rated with a 

label put on them, which would tell what kind of equipment you are supposed to wear before you 

go into them. That’s all taken care of for the wastewater plant we’re doing now but this needs to 

be done for the legacy equipment for worker safety and any contractors that come in. 

4 

October 12, 2018 

Dunes CDD 

On MOTION by Mr. DeMatties seconded by Mr. Crahan with all in 

favor the McKim & Creed proposal for arc flash hazard analysis in 

the amount of $20,000 was approved. 

Mr. Peugh stated right now for our general / stormwater fund we have non ad valorem 

taxing. It’s probably better to have a stormwater utility but we need to have an expert look at the 

pros and cons and make sure we’re making the right decision. We need a funding source in the 

future to look at all of these pipes because taking money out of the water and wastewater fund 

and the bridge fund is probably not sustainable because we’re pulling out around $100,000 from 

each of those funds. The question is can we continue with non-ad valorem or should we have a 

stormwater utility and this is the first step in determining that. The proposal for looking at that is 

for $9,750. 

Mr. Leckie asked would the stormwater fee come from us or would it be on the tax bill? 

Mr. Peugh responded generally it’s attached to your water and sewer bill. In other 

stormwater utilities such as Palm Coast they call them equivalent residential units and it’s 

basically how much impervious area you have for each residential lot so for each house we 

would look at the impervious area and each house would be assigned an ERU. 

On MOTION by Mr. Crahan seconded by Mr. DeMatteis with all in 

favor  the  McKim  &  Creed  proposal  for  a  stormwater  utility 

evaluation in the amount of $9,750 was approved. 

Mr. Peugh stated the third proposal is for a vulnerability assessment of the water and 

wastewater plant. This will look at our water system, our cyber security and the plant’s physical 

security. This plant was built after 9/11 so no one has ever done a vulnerability assessment to 

make sure there isn’t anything we could do better. The cost of this study is $48,042. 

Mr. Leckie stated I look at this as a C or D priority so I don’t look at it like it needs to be 

done right now. Did we put this in the budget for this year? 

Mr. Peugh responded yes we did. 

Mr. DeMatteis stated I would like to postpone it considering we just did these other 

studies. 

Mr. Crahan stated yes I think it’s overpriced. 

5 

October 12, 2018 

Dunes CDD 

FIFTH ORDER OF BUSINESS 

Staff Reports 

Attorney 

Mr.  Chiumento  stated  a  couple  of  months  ago  we  had  a  discussion  of  what  the 

Tallahassee law firm had said about funds and providing an opinion on the issue. They declined 

to provide us with an opinion because it just hasn’t been challenged so we are proceeding as we 

always have with using the funds to put into the general fund just like all municipalities do 

through an interfund transfer. 

E. 

Engineer - Report 

A copy of the engineer’s report was included in the agenda package. 

Manager 

F. 

Bridge Reports and Traffic Comparison for September 

Mr. Peugh stated we were within $18,000 of projection from last year so it ended up 

being a pretty decent year. September’s numbers were up significantly because we had the 

hurricane in FY 17. 

G. 

Additional Budget Items Report 

Mr. Peugh stated we don’t have any additional budget items for this month. 

SIXTH ORDER OF BUSINESS 

Supervisors’ 
Comments 

Requests 

and 

Audience 

There being none, the next item followed. 

SEVENTH ORDER OF BUSINESS 

Financial Reports 

H. 

Balance Sheet & Income Statement 

I. 

Construction Schedule 

J. 

Assessment Receipts Schedule 

K. 

Approval of Check Register 

On MOTION by Mr. DeMatteis seconded by Mr. Crahan with all in 

favor the check register was approved. 

6